会社の帳簿や書類はいつまで保管しておくべきか

Ｑ

最近、わが社は手狭になり、かと言って新たなスペースを借りるだけの余裕がないので、わが社の帳簿、請求書、領収書、契約書、各種会議の議事録等の書類を整理したいと考えています。

このような書類はどのくらいの期間保存しておかなければならないのでしょうか。

Ａ

商法上は、重要書類について10年間の保存を定めています。

税法上では、帳簿や、貸借対照表などの決算関係書類や領収書などの証憑書類は７年間、その他の書類は５年間保存することを義務づけています。

【解　説】

1. 商法に定める保存期

商法第36条は、商人は10年間その商業帳簿およびその営業に関する重要書類を保存することを要すると規定しています。

この法律は、これらの書類を保存し、後日紛争を生じた場合の証拠資料とすることを目的としています。

ところで、本条にいう商業帳簿とは、営業上の財産および損益の状況を明らかにするための会計帳簿や貸借対照表のことを示します。

次に、営業に関する重要書類が何であるかですが、商法が調整を命じている倉庫証券簿、株主名簿、社債原簿、株主総会議事録、取締役会議事録、営業報告書、利益処分案などが重要書類とされています。契約書については同様の観点からその重要度で判断してください。

商法第36条に違反して、これらの帳簿等を保存しなかったことを直接罰する法律規定はありませんが、何らかの訴訟になった場合に裁判所の商業帳簿の提出命令に対し、当該書類を提出しなかった時は、民事訴訟法第316条により裁判所は文書に関する相手方の主張を真実と認めることが可能ですし、また、会社が破産した場合には、破産法第375条４号（過怠破産）に問われるおそれがあります。

2. 税法に定める書類の保存期間

国税通則法により、税務署が更正できる期間は、税額を増額する場合は３年間、減額する場合、および決定後に更正する場合は５年間、特に不正行為が大きい場合は７年間となっています。すなわち、この期間中は、いつでも税務署による税務調査があり得ることになります。

したがって、それに備えて、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿や、請求書、領収書など証憑書類は、７年間保存することが義務づけられています。これらの帳簿類を保存していないと、税務調査があった場合に、不利な課税をされたり、ペナルティを課せられることがありますから、注意してください。

また、その他の書類は５年間保存しなければなりません。

3. その他の保存期間

労働者名簿、賃金台帳その他労働関係に関する重要な書類は３年間保存しなければなりませんし、労働者の死亡、退職または解雇の日が、３年間の期間の起算点です。

【参考法令等】

商法36（商業帳簿等の保存義務）

商法35（商業帳簿の提出命令）

国税通則法70（国税の更正・決定等の期間制限）

法人税法150の２（帳簿書類の備付等）

法人税法施行規則67（帳簿書類の整理保存等）

労働基準法施行規則109（罰則）

労働基準法56i（記録保有期間の起算日）